Anwendungsfall · Event
Event-Kommunikation: Einladung, Anmeldung, Erinnerung und Nachbereitung in einer Journey
Eine Veranstaltung ist viel Arbeit – und die Kommunikation drumherum oft Handarbeit mit Excel-Listen. Die PBM Kampagnenplattform lädt persönlich ein, nimmt Anmeldungen über eine Landingpage an, erinnert zur richtigen Zeit und bereitet nach: anders für Teilnehmer als für die, die nicht kommen konnten.
Definition
Was ist Event-Kommunikation als Customer Journey?
Event-Kommunikation als Customer Journey verbindet alle Kontakte rund um eine Veranstaltung zu einem Ablauf: Einladung, Anmeldung, Bestätigung, Erinnerung und Nachbereitung. Im Unterschied zu einzelnen Mailings reagiert die Journey auf das Verhalten jedes Gastes – ob er sich anmeldet, absagt oder erscheint.
Typische Fehler
Warum bleiben bei Kundenveranstaltungen Plätze leer?
Leere Plätze haben selten mit dem Programm zu tun. Meist liegt es am Ablauf:
-
01
Einladung ohne Absender.
Eine anonyme Einladung der Zentrale verliert gegen die persönliche des Beraters.
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02
Keine Erinnerung – oder fünf.
Beides schadet.
-
03
Absage ohne Weg.
Wer nicht kommen kann, findet keinen einfachen Absagelink. Der Platz bleibt leer.
-
04
Gleiche Nachbereitung für alle.
Wer da war, bekommt „Schade, dass Sie nicht da waren“ – oder umgekehrt.
Muster-Journey · Beispiel
Wie sieht eine Event-Journey von der Einladung bis zur Nachbereitung aus?
Beispiel: Die fiktive Regionalbank Musterstadt eG lädt zum Anlegerforum am 12. November in die Hauptstelle ein. Eine Kampagne, zwei Journeys: „Einladen“ und „Teilnehmen“. Alle Werte sind Beispielwerte.
Steckbrief · Anlegerforum November
- Auslöser Phase 1
Kundensegment, einmalige Einladung (Einzelkampagne).
- Auslöser Phase 2
Anmeldung über die Registrierungs-Landingpage – auch für Gäste ohne Einladung (Self-Service-Einstieg).
- Segment Phase 1
Kunden mit Wertpapierdepot im Einzugsgebiet der Hauptstelle, kein Werbewiderspruch.
- Absender
die zuständige Beraterin bzw. der zuständige Berater.
Phase 1 · Journey „Einladen“
-
Vier Prüfungen vor dem Eintritt.
Einwilligung je Kanal, erster Durchlauf, keine wichtigere Kampagne.
Regionalbank Musterstadt eGAnlegerforum · 12. November · Hauptstelle
Anmeldecode aus Ihrem Brief verdeckte EingabeOhne Einladung anmeldenRegionalbank Musterstadt eGFrau Hoffmann, wir freuen uns auf Sie
- Programm
- Anfahrt
Christina ReuterIhre BeraterinIch kann doch nichtBeispiel · Demo-DatenAnmeldung in der Marke der Bank: „Anlegerforum · 12. November · Hauptstelle“ mit Anmeldecode aus dem Brief oder ohne Einladung, danach die Bestätigung mit Programm, Anfahrt und Beraterin. Fiktive Beispielmarke. -
Persönliche Einladung (E-Mail oder Brief).
E-Mail bei Einwilligung, sonst Brief mit persönlichem Anmeldecode. Absender ist der eigene Berater, mit Foto und Satz „Ich bin an dem Abend auch da.“
-
Warten auf Ereignis: Anmeldung (bis 10 Tage).
Ja → Austritt mit Grund „konvertiert“ und Eintritt in Phase 2. Nein → Schritt 4.
-
Ein Reminder.
Kurz, mit Programm-Höhepunkt. Danach endet die Einladungs-Journey ohne weitere Kontakte.
Anmeldung
neue Journey
Phase 2 · Journey „Teilnehmen“
-
Anmeldebestätigung.
Termin, Ort, Anfahrt, Absagelink. Neue Gäste können separat und ohne Vorauswahl Informationen per E-Mail abonnieren – mit Bestätigungslink (Double-Opt-in).
EinladenTeilnehmen
-
Eintritt
Registrierung Landingpage
-
Senden
Bestätigung
-
Warten bis
T–7
-
Senden
Erinnerung
-
Warten bis
T–1
-
Senden · SMS
nur mit Consent
übersprungen ohne Einwilligung
-
Warten auf Ereignis
Check-in
-
Bedingung
teilgenommen?
-
Ja
Senden
[Ast „teilgenommen“]
Nein
Senden
[Ast „nicht teilgenommen“]
Beispiel · Demo-Daten[Bildunterschrift je Seite] -
-
Erinnerung mit Programm.
Ein Klick auf „Ich kann doch nicht“ ist eine Absage: Die Journey endet für diesen Gast, der Platz wird frei.
-
SMS-Erinnerung.
Nur mit SMS-Einwilligung, sonst entfällt der Schritt.
-
Check-in.
Die Teilnehmerliste vom Einlass wird per Import oder API gemeldet.
-
Bedingung: teilgenommen?
-
Warten auf Ereignis: Termin vereinbart (bis 14 Tage).
Ja → Makro-Ziel. Nein → Ende.
Anlegerforum · 12. November · Hauptstelle
Frau Hoffmann, wir freuen uns auf Sie
- Programm
- Anfahrt
EinladenTeilnehmen
-
Eintritt
Registrierung Landingpage
-
Senden
Bestätigung
-
Warten bis
T–7
-
Senden
Erinnerung
-
Warten bis
T–1
-
Senden · SMS
nur mit Consent
übersprungen ohne Einwilligung
-
Warten auf Ereignis
Check-in
-
Bedingung
teilgenommen?
-
Ja
Senden
[Ast „teilgenommen“]
Nein
Senden
[Ast „nicht teilgenommen“]
Ziele
Phase 1: Makro-Ziel Anmeldung. Phase 2: Mikro-Ziele Teilnahme · Unterlagen geladen · Frage beantwortet; primäres Makro-Ziel Folgetermin vereinbart.
Exit-Pfade (je Austritt genau ein Grund)
- Konvertiert: angemeldet (Phase 1) bzw. Folgetermin vereinbart (Phase 2).
- Abgeschlossen: keine Anmeldung nach Einladung und Reminder.
- Negativer Ausgang: Absage vor dem Termin oder nicht erschienen – jeweils mit eigener, kurzer Nachbereitung, ohne Rückholserie.
- Verdrängt: Eine höher priorisierte Kampagne läuft – die Einladung pausiert.
- Widerruf: stoppt sofort alles.
Kanäle
Welcher Kanal eignet sich für welchen Schritt?
„E-Mail, Brief, Landingpage und SMS – in einer Journey, nicht in vier Tools.“
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Brief
persönliche Einladung mit Anmeldecode, auch ohne E-Mail-Einwilligung
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E-Mail
Einladung, Bestätigung, Erinnerung und Nachbereitung bei Einwilligung
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Landingpage
Anmeldung, Programm, Unterlagen – in der Marke des Veranstalters
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SMS
kurze Erinnerung am Vortag, nur mit Einwilligung
Varianten
Wie sieht Event-Kommunikation in anderen Branchen aus?
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Banken & Verbundgruppen
Banken & VerbundgruppenAnlegerforen, Vorträge zur Altersvorsorge, Filialeröffnungen. Einladung vom eigenen Berater, jede Filiale oder Partnerbank in ihrer Marke.
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Automotive & Autohäuser
Automotive & AutohäuserModellpremiere in 40 Autohäusern eines Händlernetzes. Die Zentrale baut die Journey, jedes Autohaus lädt in eigener CI ein. Makro-Ziel: Probefahrt vereinbart.
-
Mittelstand & B2B
Mittelstand & B2BHausmesse oder Fachseminar. Nach dem Event wechseln interessierte Besucher in das B2B-Lead-Nurturing.
Personalisierung
Was macht eine Einladung persönlich?
„Individuell für jeden Empfänger – aber nur mit Daten, die dafür freigegeben sind.“
- Absender der eigene Berater
- Standort nächstgelegene Veranstaltung
- Programmpunkt passend zum Interesse
- Kanal nach Einwilligung
- Nachbereitung je nach Teilnahme
- Marke je Filiale oder Autohaus
Messen
Woran messen Sie den Erfolg einer Veranstaltung?
| Kennzahl | Was sie zeigt |
|---|---|
| Anmeldungen je Kanal (Brief/E-Mail) | Welcher Einladungsweg trägt |
| Anmeldungen nach Reminder | Ob der Reminder nötig ist |
| Absagen vor dem Termin | Wie gut Plätze frei werden |
| Teilnahmequote | Wie viele Angemeldete erscheinen |
| Unterlagen geladen, Frage beantwortet | Interesse nach der Veranstaltung |
| Folgetermine (Makro-Ziel) | Den geschäftlichen Nutzen |
| Vergleich je Standort | Wo Einladungen besser wirken |
Keine Benchmarks ohne Beleg.
Kampagne [KAMPAGNE]
- Marke Alle
- Kanal Alle
- Zeitraum 30 Tage
- [KPI][WERT]
- [KPI][WERT]
- [KPI][WERT]
- [KPI][WERT]
Funnel · Mikro → Makro
- Eingeladen
- Angemeldet
- Teilgenommen
- Folgetermin
Kanalvergleich · LP-Logins
- Regionalbank Musterstadt eG
Explain your Campaign
- [KI-ERKLÄRUNG]
Vorbereitung
Was sollten Sie für eine Event-Journey vorbereiten?
Daten
- Gästeliste als Segment
- zuständiger Berater
- Standort
- Einwilligung je Kanal
- Mobilnummer nur mit SMS-Einwilligung
- Teilnehmerliste vom Einlass
Einwilligungen
- Einladungen per E-Mail nur mit Einwilligung oder unter § 7 Abs. 3 UWG
- Anmeldedaten nur für die Veranstaltung nutzen
- Newsletter-Option getrennt, nicht vorangekreuzt, mit Double-Opt-in
Inhalte
- Einladung (Brief und E-Mail)
- Registrierungs-Landingpage
- Bestätigung
- zwei Erinnerungen
- zwei Nachbereitungen
- Unterlagen
Regeln
- Anmeldeschluss
- Kapazität
- Reminder-Limit
- Priorität gegenüber anderen Kampagnen
Häufige Fragen zur Event-Kommunikation
Wie viele Erinnerungen vor einer Veranstaltung sind sinnvoll?
Meist genügen zwei: eine Woche vorher mit Programm und Anfahrt, am Vortag eine kurze SMS, wenn der Gast eingewilligt hat. Wichtiger als die Zahl ist ein einfacher Absageweg in jeder Erinnerung. In der PBM Kampagnenplattform legen Sie Zeitpunkte und Kanäle selbst fest.
Wie melden sich Gäste an?
Über eine Registrierungs-Landingpage in der Marke des Veranstalters. Eingeladene Kunden erreichen sie über einen persönlichen Link oder den Code aus dem Brief. Gäste ohne Einladung können sich direkt registrieren; die Anmeldung legt den Kontakt an und startet die Teilnehmer-Journey.
Was passiert nach der Veranstaltung?
Die Journey unterscheidet Teilnehmer und Nicht-Erschienene. Grundlage ist die Teilnehmerliste vom Einlass, die per Import oder API gemeldet wird. Teilnehmer erhalten Dank, Unterlagen und ein Gesprächsangebot. Nicht-Erschienene erhalten eine einzige Nachricht mit den Unterlagen.
Darf ich Kunden per E-Mail zu einer Veranstaltung einladen?
Eine Einladung per E-Mail ist in der Regel Werbung. Sie braucht die vorherige ausdrückliche Einwilligung oder die Voraussetzungen der Bestandskunden-Ausnahme nach § 7 Abs. 3 UWG. Ohne E-Mail-Einwilligung weicht die Journey auf den Brief aus. Stand: September 2026, keine Rechtsberatung.
Kann jeder Standort seine eigene Veranstaltung bewerben?
Ja. Jeder Standort ist in der PBM Kampagnenplattform eine eigene Marke mit Logo, Absender und Impressum. Die Zentrale baut die Journey einmal, jeder Standort lädt in seiner CI ein. Mitarbeitende eines Standorts sehen nur ihre eigenen Gäste.