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Marketing Automation für Mittelstand und B2B: jeden Kunden individuell ansprechen – auch mit kleinem Team

Ihre Kundendaten liegen in Excel und im ERP, im Marketing arbeiten ein bis zwei Menschen. Die PBM Kampagnenplattform macht daraus Kampagnen, die von selbst weiterlaufen – per E-Mail, Brief, Landingpage und SMS. Die KI formuliert. Entscheiden tun Sie.

Demo buchen Beispielplan: in 30 Tagen zur ersten Kampagne

Eine Marketingleiterin eines Maschinenbauers plant am Laptop eine Kampagne, im Hintergrund die Montagehalle

Muster Maschinenbau GmbH Beispiel

2 Personen im Marketing
Kunde: Beispiel Kunststoff GmbH, Einkauf · Wartungsvertrag endet in 90 Tagen

Einfach erklärt

Was heißt „Hyperpersonalisierung“ für ein mittelständisches Unternehmen?

Hyperpersonalisierung heißt: jeden Kunden individuell ansprechen. Im Unterschied zur einfachen Personalisierung ändert sich nicht nur die Anrede, sondern die ganze Nachricht – Inhalt, Argument, Kanal, Zeitpunkt und Absender.

Vorher

„Sehr geehrter Herr Özdemir, Ihr Wartungsvertrag läuft aus. Bitte melden Sie sich.“

Nachher

„Sehr geehrter Herr Özdemir, der Wartungsvertrag für Ihre drei Spritzgießanlagen endet am 31. Dezember. Im letzten Jahr hatten Sie keinen ungeplanten Stillstand – so soll es bleiben. Frau Berger aus unserem Innendienst hat Ihnen zwei Optionen vorbereitet.“

Die Daten dafür haben Sie meist schon: Anlagentyp, Vertragsende, Ansprechpartner. Individuell für jeden Empfänger – aber nur mit Daten, die dafür freigegeben sind.

Mehr zur Hyperpersonalisierung

Welche Fragen stellen kleine Marketingteams vor dem Start?

„Schaffe ich das neben allem anderen?“

Ein Anlass zuerst:

Eine Dauerkampagne, einmal gebaut, läuft jeden Monat weiter.

„Unsere Daten sind ein Excel-Export.“

KI-Mapping beim Import:

Die KI ordnet Spalten zu, Sie bestätigen. Re-Import löscht nie.

„Wir haben keine Texter.“

Vorschläge mit Freigabe:

Vorlage aus Ihrer CI, Textvarianten, Übersetzungen – als Entwurf.

„Der Vertrieb soll nicht übergangen werden.“

Aufgaben statt Konkurrenz:

Warme Kontakte landen beim Innen- oder Außendienst.

Beispielplan · 4 Wochen

Wie kommt ein kleines Team in 30 Tagen zur ersten automatisierten Kampagne?

Mit einem Anlass, einer Liste und vier Wochen. So kann ein realistischer Plan aussehen:

Illustration eines Beispielplans in vier Wochen: Daten, Marke, Journey, Start

Woche 1 – Anlass und Daten. Sie wählen einen wiederkehrenden Anlass, zum Beispiel auslaufende Wartungsverträge. Den ERP-Export laden Sie hoch; die KI schlägt das Spalten-Mapping vor, Sie bestätigen. Einwilligungen je Kanal werden als Merkmal übernommen.
Woche 2 – Marke und Vorlagen. Logo, Farben, Schriften, Impressum und Absender einmal hinterlegen. Die KI erstellt einen Vorlagen-Entwurf aus Ihrer CI. Mit „Build your Campaign“ beschreiben Sie Ihr Ziel in einem Satz und erhalten ein Kampagnengerüst.
Woche 3 – Journey und Freigabe. Wartezeiten, Reminder und Brief-Fallback prüfen, Textvarianten je Kundengruppe festlegen, Kontaktregeln setzen. Die Geschäftsführung gibt als zweites Augenpaar frei.
Woche 4 – Start und erster Blick. Die Kampagne geht live und nimmt jeden Monat neue Verträge auf. Der Innendienst erhält Aufgaben bei warmen Kontakten. Nach einer Woche sehen Sie die ersten Zahlen.

Import · KI-Mapping KI-Vorschläge

erp_export_wartungsvertraege_2026-09.csv 1.842 Zeilen

Spalten-Mapping: Quellspalte, zugeordnetes Merkmal, KI-Konfidenz
Quellspalte	zugeordnet zu	Merkmal	KI-Konfidenz
VERTR_ENDE	→	KI-Vorschlag: wartungsvertrag_ende	97 %
ANSPR_INNENDIENST	→	KI-Vorschlag: berater	91 %
EMAIL_WERBUNG_OK	→	KI-Vorschlag: consent_email	88 %
ANL_ANZ	→	KI-Vorschlag: anlagen_anzahl	93 %
KZ_SONDER	→	unklar – bitte zuordnen

Upsert über Kundennummer · löscht keine Kontakte

Beispiel · Demo-DatenImport mit KI-Mapping: Die KI schlägt für jede Quellspalte ein Merkmal mit Konfidenz vor, unklare Spalten ordnen Sie selbst zu. Ein Import löscht keine Kontakte.

Build your Campaign · KI-Assistent KI-Vorschlag

Eingabe · Alltagssprache

„Kunden, deren Wartungsvertrag in 90 Tagen endet, sollen verlängern – E-Mail, falls Einwilligung, sonst Brief; Erinnerung nach 10 Tagen; Innendienst informieren, wenn nach 45 Tagen keine Reaktion.“

Kampagnengerüst · Vorschlag

SegmentWartungsvertrag endet in 90 Tagen
E-Mailfalls EinwilligungBriefsonst
Erinnerungnach 10 Tagen
AufgabeInnendienst informieren, nach 45 Tagen ohne Reaktion
ZielVerlängerung beauftragt

Vorgeschlagen

Segment
2 Vorlagen
Ziel „Verlängerung beauftragt“

Als Entwurf übernehmenVerwerfen

Nichts wird ohne Freigabe aktiv.

Beispiel · Demo-Daten„Build your Campaign“: Aus einem Satz schlägt die KI ein Kampagnengerüst vor – Segment, sechs Schritte, zwei Templates und ein Conversion-Ziel. Nichts wird ohne Freigabe aktiv.

Beispielplan. Die tatsächliche Dauer hängt von Datenlage, Freigaben und Anlass ab.

Journeys aus der Praxis · Beispiele

Welche Journeys bringen B2B-Unternehmen am schnellsten Wirkung?

Vier Anlässe, die fast jeder Hersteller und Großhändler kennt. Alle Namen und Werte sind Beispiele.

Journey 1

E-MailLandingpageBrief

Wartungsvertrag verlängern (Beispiel: Beispiel Kunststoff GmbH)

Trigger / Anlass: Periodische Dauerkampagne: Jeden Monat treten Verträge ein, die in 90 Tagen enden.
Segment: wartungsvertrag.ende in 90 Tagen und vertrag.status = aktiv.
Kanäle & Schritte: Tag 0 – E-Mail an den Einkauf, Absender Vertriebsinnendienst, mit Link zur Landingpage „Ihr Wartungsvertrag“: Anlagen, Leistungsumfang, zwei Optionen.

Warten auf Ereignis: Landingpage-Besuch, 10 Tage.

Kein Besuch → Brief an den Einkauf mit persönlichem Code.

Tag 45 ohne Reaktion → Aufgabe an den Innendienst: anrufen.

Option gewählt → Bestätigung, Exit „konvertiert“.
Fallback: Ohne E-Mail-Einwilligung startet die Journey mit dem Brief.
Personalisierungshebel: Anzahl und Typ der Anlagen, Alter der Anlage → Argument (Verfügbarkeit, planbare Kosten, Modernisierung), zuständige Innendienst-Person als Absender.
Compliance-Besonderheit: Anruf bei Geschäftskunden nur mit zumindest mutmaßlicher Einwilligung (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG).
Ziel: Mikro – Landingpage besucht · Makro – Verlängerung beauftragt (Ereignis aus dem ERP per API oder Re-Import).
Messgrößen: Verlängerungsquote, Tage bis Entscheidung, Anteil über Landingpage vs. Anruf.

Journey · Wartungsvertrag 90 Tage Muster Maschinenbau GmbH

Eintritt

Segment: Vertragsende in 90 Tagen
Tor

Consent je Kanal
Kanal-Weiche

E-Mail

Optionen

Brief

Optionen
Warten auf Ereignis

LP-Besuch (10 Tage)
Ja

Ziel · Makro, primär

Verlängerung beauftragt

Nein

Reminder

Reminder Brief

Warten

35 Tage

Aufgabe

Innendienst anrufen

Beispiel[Bildunterschrift je Seite]

Inhalts-Editor · Wartungsvertrag Optionen Freigegeben · DE

EN: In Prüfung

Felder

[Felder der Vorlage]
Argument

Feld · Argument · 3 Varianten

VerfügbarkeitAktiv in Vorschau

contact.anlagen_anzahl >= 3

[Text der Variante „Verfügbarkeit“]

Planbare Kosten

contact.einkauf_fokus == "kosten"

Modernisierung

contact.anlage_baujahr < 2016

Vorschau als

Beispiel Kunststoff GmbH – Einkauf

[Vorschau-Anfang]

[Text der Variante „Verfügbarkeit“]

Beispiel · Demo-Daten[Bildunterschrift je Seite]

Journey 2

E-MailBriefLandingpage

Messe-Leads nachfassen, bis der Vertrieb übernehmen kann

Trigger / Anlass: Nach der Messe werden die Kontakte aus dem Lead-Scanner importiert; die Journey startet am Folgetag.
Segment: quelle = messe_2026 und dokumentierte E-Mail-Einwilligung.
Kanäle & Schritte: Tag 1 – Dank-E-Mail vom Gesprächspartner am Stand, mit dem besprochenen Thema.

Tag 7 – Fachinhalt passend zum Interesse (z. B. Anwendungsbericht zur Automatisierung).

Tag 21 – Einladung zum Werksbesuch oder Webinar.

Lead Score ≥ 60 → Aufgabe an den Außendienst mit Zusammenfassung der Aktivitäten.

Ohne Reaktion nach Tag 45 → Exit „abgeschlossen“, Wiedereintritt erst zur nächsten Messe.
Fallback: Ohne Einwilligung ein Brief mit persönlichem Code zur Landingpage, auf der die Einwilligung erteilt werden kann.
Personalisierungshebel: Interessensgebiet aus dem Scanner, Gesprächspartner als Absender, Sprache (Übersetzung als KI-Vorschlag, Freigabe je Sprachfassung).
Compliance-Besonderheit: Ob eine übergebene Visitenkarte als Einwilligung in E-Mail-Werbung genügt, ist umstritten. Sicher ist eine ausdrücklich dokumentierte Einwilligung.
Ziel: Mikro – Inhalt geöffnet, Landingpage besucht · Makro – Angebot angefragt.
Messgrößen: Score-Verlauf, Übergaben an den Vertrieb, Angebotsanfragen je Messe.

Journey 3

BriefLandingpageE-Mail

Großhandelskunden reaktivieren, die nicht mehr bestellen

Trigger / Anlass: Wöchentlich: Kunden, deren letzte Bestellung länger als 180 Tage zurückliegt.
Segment: letzte_bestellung > 180 Tage und kundenkonto = aktiv.
Kanäle & Schritte: Brief vom zuständigen Außendienst mit persönlichem Code: Landingpage mit Neuheiten aus den bisher bestellten Warengruppen.

Nach 14 Tagen – E-Mail-Reminder an Bestandskunden (Voraussetzungen § 7 Abs. 3 UWG).

Nach weiteren 14 Tagen → Aufgabe an den Innendienst.

Neue Bestellung → Exit „Ziel erreicht“.
Fallback: Hat der Außendienst gewechselt, greift die Fallback-Kette zum Innendienst.
Personalisierungshebel: bisherige Warengruppen, Region, Absender, Argument (Sortimentsneuheit, Verfügbarkeit, Lieferzeit).
Compliance-Besonderheit: Widerspruch gegen Werbung stoppt sofort; der Außendienst kann einzelne Kunden aus der Kampagne nehmen, etwa bei laufenden Verhandlungen.
Ziel: Mikro – Landingpage besucht · Makro – Bestellung innerhalb von 60 Tagen.
Messgrößen: Reaktivierte Kunden, Bestellungen je Kanal, herausgenommene Kunden.

Journey 4

E-MailBrief

Ersatzteile und Verbrauchsmaterial rechtzeitig nachbestellen

Trigger / Anlass: Aus letzter Lieferung und typischem Verbrauch errechnet das ERP den nächsten Bedarf; die Plattform übernimmt das Datum als Merkmal.
Segment: naechster_bedarf in 14 Tagen.
Kanäle & Schritte: E-Mail: „Filterpatronen für Ihre Anlage – Nachbestellung vorbereitet“, mit Link zum Bestellweg.

Warten auf Ereignis: Bestellung, 5 Tage.

Keine Bestellung → Aufgabe an den Innendienst.
Fallback: Ohne E-Mail-Einwilligung Brief oder Aufgabe an den Innendienst.
Personalisierungshebel: Anlage, Artikel, Menge der letzten Lieferung, Zeitpunkt.
Compliance-Besonderheit: Niedrige Priorität: Läuft gleichzeitig die Wartungsvertrags-Journey, wartet die Nachbestellung. Kontaktregeln verhindern zu viele Nachrichten.
Ziel: Makro – Nachbestellung eingegangen.
Messgrößen: Nachbestellquote, Tage vor Bedarf, Aufgaben für den Innendienst.

Was unterscheidet die PBM Kampagnenplattform für den Mittelstand?

Die KI formuliert. Entscheiden tun Sie.

Mapping, Vorlage, Kampagnengerüst und Texte als Vorschlag – abschaltbar.
Der Brief ist kein Anhängsel. Er ist ein Kanal.

Gerade im B2B erreicht er den Einkauf zuverlässig.
E-Mail, Brief, Landingpage und SMS – in einer Journey, nicht in vier Tools.
Vertrieb bleibt im Spiel.

Aufgaben bei warmen Kontakten, Kundenkarte, Kunden herausnehmen.
Mehrsprachig.

Übersetzungen als Vorschlag, Freigabe je Sprachfassung – für Kunden im Ausland.
Ihre eigene Installation.

Single-Tenant, Hosting in Deutschland.

Build your Campaign · KI-Assistent KI-Vorschlag

Eingabe · Alltagssprache

„Kunden, deren Wartungsvertrag in 90 Tagen endet, sollen verlängern – E-Mail, falls Einwilligung, sonst Brief; Erinnerung nach 10 Tagen; Innendienst informieren, wenn nach 45 Tagen keine Reaktion.“

Vorgeschlagen

Segment
2 Vorlagen
Ziel „Verlängerung beauftragt“

Nichts wird ohne Freigabe aktiv.

Beispiel · Demo-DatenAusschnitt „Build your Campaign“: Ziel in einem Satz, Vorschlag der KI als Entwurf – aktiv erst nach der Freigabe.

Recht · Stand: September 2026

Was gilt für Werbung an Geschäftskunden?

Auch im B2B braucht E-Mail-Werbung grundsätzlich eine ausdrückliche Einwilligung. Beim Telefon reicht eine mutmaßliche Einwilligung. Der Brief ist meist die unkomplizierteste Form.

E-Mail: Werbung ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung ist unzulässig – auch gegenüber Unternehmen (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG).
Bestandskunden: Ausnahme bei eigener Kundenbeziehung, ähnlichen eigenen Waren oder Dienstleistungen, ohne Widerspruch und mit klarem Hinweis bei Erhebung und jeder Verwendung (§ 7 Abs. 3 UWG).
Telefon: Gegenüber Geschäftskunden genügt eine zumindest mutmaßliche Einwilligung (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG).
Ansprechpartner sind Personen: Gegen Direktwerbung kann jede Person jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). In der Plattform stoppt ein Widerruf sofort alle Journeys.

Was die Plattform beiträgt: Einwilligung je Kanal vor jedem Versand geprüft · Brief-Fallback · Audit-Log · Hosting in Deutschland.

Stand: September 2026. Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung.

Trust Center öffnen DSGVO-Check für Marketing-Kampagnen

Womit möchten Sie weitermachen?

Hyperpersonalisierung
Journey Builder
KI mit Freigabe
Multichannel: E-Mail, Brief, Landingpage, SMS
Anwendungsfall B2B-Lead-Nurturing
Anwendungsfall Reaktivierung
Anwendungsfall Vertragsverlängerung
Glossar
Playbook: [BLOG: Von Excel-Listen zur automatisierten Kampagne in 30 Tagen]
Playbook: [BLOG: B2B-Lead-Nurturing bei langen Verkaufszyklen]
Playbook: [BLOG: Mittelstand: Hyperpersonalisierung ohne Data-Science-Team]

Häufige Fragen aus Mittelstand und B2B

Lohnt sich Marketing Automation für ein Team mit ein bis zwei Personen?

Ja, wenn Sie mit einem Anlass beginnen, der regelmäßig wiederkehrt – etwa auslaufende Wartungsverträge. Eine einmal gebaute Dauerkampagne läuft danach jeden Monat von selbst. Die KI der PBM Kampagnenplattform schlägt Spalten-Mapping, Vorlagen und Kampagnengerüst vor; Sie prüfen und geben frei.

Was bedeutet Hyperpersonalisierung für ein mittelständisches Unternehmen?

Hyperpersonalisierung heißt: jeden Kunden individuell ansprechen. Nicht nur die Anrede ändert sich, sondern Inhalt, Argument, Kanal, Zeitpunkt und Absender – passend zu dem, was Sie über den Kunden wissen, etwa Anlagentyp, Vertragsende oder zuletzt bestellte Warengruppe.

Wie kommen unsere Excel- und ERP-Daten in die PBM Kampagnenplattform?

Per Datei-Import oder per API. Beim Import schlägt die KI vor, welche Spalte zu welchem Merkmal gehört; Sie bestätigen. Ein erneuter Import aktualisiert bestehende Kontakte und löscht nie. Merkmale wie Anlagentyp oder Vertragsende legen Sie selbst fest.

Dürfen wir Geschäftskunden per E-Mail anschreiben?

Für Werbung per E-Mail braucht es auch im B2B grundsätzlich eine ausdrückliche Einwilligung (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Ausnahme: Bestandskunden, ähnliche eigene Produkte, kein Widerspruch und ein klarer Hinweis (§ 7 Abs. 3 UWG). Der Brief ist eine gute Alternative. Stand: September 2026, ersetzt keine Rechtsberatung.

Schreibt die KI unsere Kampagnen allein?

Nein. Die KI formuliert. Entscheiden tun Sie. Vorschläge erscheinen als Entwurf, eine Compliance- und Tonalitätsprüfung läuft vor der Freigabe, und nichts wird ohne Freigabe aktiv. Die KI lässt sich auch ganz abschalten.

Eignet sich die PBM Kampagnenplattform für lange B2B-Verkaufszyklen?

Ja. Journeys können über Monate laufen, auf Ereignisse warten und mit einem erklärbaren Lead Score arbeiten. Erreicht ein Kontakt die Schwelle, erhält der Vertrieb eine Aufgabe. So nimmt der Außendienst Kontakt auf, wenn Interesse da ist – nicht nach Kalender.